Software gestionale

L'introduzione di nuovo software gestionale nell'ambiente di lavoro può rappresentare un'incognita preoccupante. La fase di apprendimento comporta infatti un impegno non trascurabile, in termini di tempo e denaro, per tutta l'organizzazione. Tuttavia, per un'azienda in costante crescita, che contemporaneamente desideri tenere sotto controllo i costi operativi, l'utilizzo di un software di gestione aziendale può essere la soluzione ideale.

Talvolta definito software ERP (Enterprise Resource Planning), il programma gestionale non è destinato solo alle grandi aziende. Le indagini di mercato indicano che le PMI stanno adottando tali soluzioni personalizzate a un ritmo maggiore rispetto alle grandi aziende.
 

Che cos'è il software gestionale aziendale?

Un software di gestione aziendale è in genere un pacchetto di moduli in grado di semplificare il controllo delle procedure aziendali. Sono inclusi componenti per la gestione della logistica, del magazzino, della produzione, della distribuzione, della forza vendite e delle relazioni con i clienti e i fornitori.
Un numero sempre maggiore di piccole imprese adotta questo tipo di software per ottimizzare le proprie attività, dal momento che consente di gestire al meglio le potenzialità commerciali derivanti dall'espansione e dall'aumento della complessità dell'impresa.
 

Valutazione dell'acquisto.

La decisione di acquistare un sistema software di gestione aziendale non è facile per le piccole imprese che dispongono di un budget IT limitato. Il costo dell'implementazione di un sistema di questo tipo è in genere più alto rispetto all'acquisto e all'installazione della maggior parte del software desktop e server.

Di seguito sono riportati alcuni fattori che spingono a investire nell'acquisto di software di gestione aziendale:

• Necessità di dati finanziari affidabili. Se i vari uffici della stessa azienda sembrano utilizzare dati diversi, un programma di gestione aziendale è in grado di fornire un'unica versione dei dati, in quanto tutti i dipendenti utilizzano lo stesso sistema.
   
• Necessità di procedure standard. A mano a mano che l'organizzazione diventa sempre più complessa, è possibile che alcuni gruppi all'interno dell'azienda svolgano compiti simili, ma utilizzando metodi e sistemi informativi diversi. L'utilizzo di procedure standard (ad esempio basate su formato web opensource) e di un unico sistema informativo integrato può comportare una sensibile riduzione del tempo impiegato per tali operazioni, nonché un incremento della produttività.
   
• Necessità di funzioni automatiche.  L'automazione delle attività ripetitive può ridurre drasticamente il tempo impiegato dai dipendenti per lo svolgimento di tali operazioni e contemporaneamente migliorare l'efficienza del processo.
   

Consigli per l'acquisto.

Per la la valutazione dell'acquisto di un software di gestione aziendale, un consulente IT o un fornitore di soluzioni può guidare l'impresa lungo la fase di scelta e implementazione della soluzione più adatta. Di seguito sono riportate alcune linee guida da adottare durante la fase di individuazione e valutazione della soluzione più adatta:

• Ricerca di un componente di gestione aziendale affidabile. Si tratta del primo requisito richiesto dalla maggior parte delle imprese. Da uno studio svolto su 600 PMI da Yankee Group, oltre un terzo delle imprese ha affermato che la gestione efficiente del flusso di cassa, al fine di garantire la vitalità a lungo termine dell'impresa, è una delle principali sfide da affrontare. Oltre il 70% di queste imprese utilizza già applicazioni di contabilità finanziaria e gestione dei libri paga.
   
• Valutazione della scalabilità della soluzione. È opportuno verificare se la soluzione che si intende acquistare sia dotata di un sistema semplice per l'aggiunta di utenti in base ai ritmi di crescita dell'impresa, se la licenza d'uso del software si basa sul numero di utenti effettivi, nonché valutare i costi delle licenze da acquistare. È inoltre necessario valutare i limiti della capacità di crescita del software in seguito all'aggiunta di nuovi utenti o transazioni, nonché prevedere l'impatto dell'aumento del volume di transazioni sulle prestazioni.
   
• Valutazione della flessibilità della soluzione. È importante capire se la soluzione si basa su processi che probabilmente in futuro non serviranno più all'impresa. A tale scopo, è opportuno prevedere i possibili cambiamenti dei processi nel corso del tempo e individuare una soluzione in grado di offrire un'ampia gamma di scelte per la presentazione dei dati, la gestione dei flussi di lavoro, le dimensioni dei campi di dati e così via.
   
• Valutazione della capacità di integrazione dei moduli con altri software. I dati prodotti dall'impresa devono essere facilmente accessibili anche dagli altri moduli di gestione aziendale utilizzati. Deve infatti essere possibile passare senza problemi tra le applicazioni che gestiscono le risorse umane, la contabilità o le operazioni, senza dover immettere nuovamente i dati, cosa che comporta perdita di tempo e possibili errori.
   
• Valutazione dei costi di migrazione e personalizzazione. Se i sistemi esistenti gestiscono dati aziendali, il fornitore della soluzione dovrebbe calcolare il costo della migrazione dei dati nel nuovo programma di gestione aziendale, nonché verificare se il sistema esistente necessiti di personalizzazioni per poter funzionare correttamente con il nuovo.
   
• Valutazione degli strumenti di reportistica. La soluzione dovrebbe offrire strumenti di reportistica di facile utilizzo e configurazione, in modo da sfruttare appieno di tutte le potenzialità della gestione dei dati strategici.

Analogamente a quanto avviene per l'acquisto di qualsiasi bene o servizio, è importante verificare l'affidabilità del fornitore di soluzioni contattato e assicurarsi che tale fornitore garantisca un servizio di supporto anche dopo l'installazione del sistema e la formazione dei dipendenti.